A partir del primero de febrero de 2021, los contribuyentes que no estén obligados a facturar podrán utilizar documentos soporte electrónicos para respaldar sus transacciones comerciales.
De acuerdo con la resolución 000012 del 9 de febrero de 2020, expedida por la DIAN, los contribuyentes no obligados a facturar podrán utilizar documentos electrónicos, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en la normativa tributaria.
Esto significa que los contribuyentes podrán utilizar documentos electrónicos como notas débito, notas crédito y recibos de pago, los cuales deberán contar con una firma electrónica para garantizar su autenticidad y validez.
Además, los contribuyentes deberán conservar estos documentos electrónicos por un período de tiempo no inferior a cinco años contados a partir de la fecha de su emisión. Esta medida busca simplificar y agilizar los procesos contables y tributarios de los contribuyentes, al mismo tiempo que promueve la utilización de medios electrónicos para la realización de transacciones comerciales.
Es importante destacar que esta medida no exime a los contribuyentes de cumplir con sus obligaciones fiscales y contables, por lo que es necesario que los documentos electrónicos cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN.
¿Eres un contribuyente no obligado a facturar? Mira como utilizar documentos electrónicos para respaldar tus transacciones.
Si eres un contribuyente no obligado a facturar en Colombia, es posible que te hayas preguntado cómo respaldar tus transacciones comerciales sin la necesidad de emitir facturas. La buena noticia es que la DIAN permite la utilización de documentos soporte electrónicos para respaldar estas transacciones.
¿Qué son los documentos soporte electrónicos?
Los documentos soporte electrónicos son aquellos documentos que respaldan una transacción comercial y que han sido emitidos o recibidos en formato electrónico. Estos documentos pueden ser notas débito, notas crédito, recibos de pago, entre otros.
¿Cuáles son los requisitos para utilizar documentos soporte electrónicos?
Para emplear documentos soporte electrónicos, es necesario que estos cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN. Entre estos requisitos se encuentran:
- Que el documento cuente con una firma electrónica que garantice su autenticidad y validez.
- Que el documento contenga la información necesaria para respaldar la transacción comercial, como la identificación del emisor y del receptor, la descripción del bien o servicio, el valor y los impuestos aplicables.
- Que el documento sea generado y conservado en formato electrónico por un período no inferior a cinco años contados a partir de su emisión.
¿Cómo generar y conservar documentos soporte electrónicos?
Existen diferentes herramientas tecnológicas que permiten la generación y conservación de documentos soporte electrónicos. Estas herramientas deben cumplir con los requisitos técnicos y de seguridad establecidos por la DIAN.
Es importante recordar que la utilización de documentos soporte electrónicos no exime a los contribuyentes de cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Es necesario que estos documentos cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN y que se conserven de manera adecuada para que puedan ser presentados ante las autoridades tributarias en caso de una auditoría.
Ventajas de utilizar documentos soporte electrónicos para respaldar tus transacciones comerciales en Colombia
La utilización de documentos soporte electrónicos para respaldar las transacciones comerciales de los contribuyentes no obligados a facturar tienen algunas ventajas para los contribuyentes, entre las cuales se encuentran las siguientes:
- Mayor eficiencia en los procesos contables
La utilización de documentos soporte electrónicos permite una mayor eficiencia en los procesos contables, ya que estos documentos pueden ser generados, enviados y almacenados de manera electrónica, reduciendo la necesidad de procesos manuales y la probabilidad de errores. - Ahorro de tiempo y recursos
Al utilizar documentos soporte electrónicos, se reduce la necesidad de imprimir, almacenar y transportar documentos físicos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos para los contribuyentes. - Mayor seguridad y confidencialidad de la información
Los documentos soporte electrónicos pueden ser protegidos mediante sistemas de seguridad informática, lo que garantiza la confidencialidad y la integridad de la información. - Mayor accesibilidad y disponibilidad de la información
Al estar almacenados en formato electrónico, los documentos soporte electrónicos son fácilmente accesibles y pueden ser consultados en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre y cuando se cuente con los sistemas y herramientas necesarias. - Facilidad para cumplir con las obligaciones fiscales y contables
La utilización de documentos soporte electrónicos facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables de los contribuyentes, ya que estos documentos cumplen con los requisitos establecidos por la DIAN y pueden ser presentados ante las autoridades tributarias en caso de una auditoría.
En resumen la utilización de documentos soporte electrónicos para respaldar las transacciones comerciales en Colombia tiene importantes ventajas para los contribuyentes, entre las cuales se encuentran una mayor eficiencia, ahorro de tiempo y recursos, mayor seguridad y confidencialidad de la información, mayor accesibilidad y disponibilidad de la información y facilidad para cumplir con las obligaciones fiscales y contables.
Si eres un contribuyente no obligado a facturar, esta medida puede ser una excelente alternativa para simplificar tus procesos contables y tributarios.
