Existen otros documentos que pueden cumplir con la función de la factura de venta en Colombia, estos son los llamados documentos equivalentes. Sin embargo, no todos tienen la misma validez tributaria. Aquí te explicamos cuáles son y cuál es su importancia en el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.
Documentos equivalentes a la factura
Existen ciertos documentos que se consideran equivalentes a la factura, pero con la entrada en vigencia del Decreto único reglamentario 358 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Resolución 000042 de 2020 expedida por la DIAN, algunos de ellos ya no son válidos y las entidades que los emitían deben expedir factura electrónica de venta.
Documentos que no están vigentes
Entre los documentos equivalentes que ya no están vigentes se encuentran los expedidos por cámaras de comercio, notarías, comprobantes de pago de títulos de valorización, pago de honorarios a miembros de la junta directiva, pólizas de seguros, contratos de medicina prepagada, nómina con la relación de descuentos del trabajador.
Documentos equivalentes generados en entidades públicas, recibos de pago de colegios y universidades, documento equivalente de la administración de propiedad horizontal, contratos efectuados con extranjeros sin domicilio o residencia en Colombia, tiquete de máquina registradora PLU y comprobante de liquidación de la cámara de riesgo central de contraparte.
Documentos vigentes
Por otro lado, la DIAN reglamentó 12 documentos equivalentes que permanecen vigentes con ciertos requisitos, como el tiquete de máquinas registradoras con sistema POS, la boleta o ingreso a cine, el tiquete de transporte de pasajeros, el extracto emitido por sociedades fiduciarias y fondos de inversión
El tiquete de transporte aéreo de pasajeros, el documento en juegos localizados, la boleta, fracción o formulario de juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados, el documento de cobro de peajes, el comprobante en liquidación de operaciones expedidas por bolsa de valores. También el documento en operaciones de la bolsa agropecuaria y otros commodities, el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios y la boleta de ingreso a espectáculo público.
Es importante tener en cuenta que estos documentos equivalentes vigentes también serán electrónicos y la DIAN emite la reglamentación correspondiente en el año 2021.
Uso adecuado de los documentos equivalentes a la factura
Algunas recomendaciones para el uso adecuado de los documentos equivalentes a la factura de venta incluyen:
- Verificar si el documento equivalente que se va a emitir está permitido por la normatividad vigente. Es importante tener en cuenta que algunos documentos equivalentes ya no son válidos y que solo se permiten los 12 documentos equivalentes reglamentados por la DIAN.
- Asegurarse de que el documento equivalente cumpla con los requisitos establecidos por la normativa, tales como la inclusión de información completa y correcta del comprador y del vendedor, la descripción detallada del producto o servicio prestado, entre otros.
- Conservar el documento equivalente de manera ordenada y en buen estado, ya que puede ser requerido en cualquier momento por la DIAN para fines de verificación y control.
- En caso de que el comprador solicite una factura electrónica de venta, se debe expedir esta en lugar del documento equivalente correspondiente.
- Siempre es recomendable consultar con un asesor contable o tributario para asegurarse de que el uso de los documentos equivalentes se esté haciendo de manera adecuada y en cumplimiento con la normatividad vigente.
Se recomienda que las empresas y entidades afectadas se informen adecuadamente y tomen las medidas necesarias para adaptarse a la nueva normativa y evitar sanciones. Además, se debe tener en cuenta que los documentos equivalentes a la factura de venta serán electrónicos y la DIAN emite la reglamentación correspondiente.
