El prorrateo del IVA es un procedimiento contable y fiscal que consiste en determinar la proporción de IVA que puede ser considerado como descontable y aquel que debe ser tratado como gasto, cuando no se puede determinar claramente la utilización que se le dio a una compra o gasto en una empresa.
Este proceso se realiza para asignar la proporción de IVA correspondiente a las operaciones gravadas, exentas y excluidas, y se utiliza para la declaración y contabilización del impuesto sobre el valor agregado en Colombia. El prorrateo del IVA solo se debe llevar a cabo cuando un contribuyente no puede determinar claramente la distribución del IVA pagado a los ingresos gravados, exentos y excluidos.
Como se contabiliza el prorrateo del IVA
El prorrateo del IVA se contabiliza en tres pasos:
Clasificación del IVA: El contribuyente debe clasificar el IVA que ha pagado y que necesita prorratear, y luego se registra en una cuenta transitoria en el crédito.
Determinación de la proporción de ventas: El siguiente paso es determinar la proporción de las ventas que corresponden a las ventas gravadas, exentas y excluidas.
Prorrateo del IVA: Una vez que se conoce la proporción de ventas, se puede proceder el prorrateo asignando dichas proporciones a la totalidad de la cuenta del IVA transitorio. De esta manera se obtendrá la parte correspondiente a las operaciones gravadas y exentas, y se asignará el porcentaje correspondiente al IVA que debe ser tratado como gastos.
Por último, la cuenta transitoria se deja en cero teniendo en cuenta el resultado del prorrateo, y la parte que corresponda a operaciones gravadas y exentas se contabiliza como un IVA descontable en el débito, mientras que el restante se considera como un gasto débito.
Es importante mencionar que el prorrateo del IVA solo se debe llevar a cabo cuando un contribuyente no puede determinar claramente la distribución del IVA pagado a los ingresos gravados, exentos y excluidos.
Ejemplo de prorrateo del IVA
Supongamos que una empresa de servicios, dedicada a la consultoría, ha realizado compras de materiales y servicios que generan IVA durante un periodo gravable. Sin embargo, algunos de estos materiales y servicios se utilizaron para prestar servicios que no generan IVA y otros para servicios que sí generan IVA.
En el periodo gravable, la empresa ha facturado un total de $50,000,000 en servicios gravados con IVA, $10,000,000 en servicios exentos de IVA y $20,000,000 en servicios excluidos de IVA. La empresa ha pagado un total de $6,000,000 en IVA por las compras de materiales y servicios.
La empresa deberá realizar un prorrateo del IVA para determinar cuánto del IVA pagado puede ser considerado como IVA descontable y cuánto debe ser considerado como un gasto. Para ello, deberá seguir los siguientes pasos:
Clasificación de la cuenta transitoria del IVA: la empresa debe clasificar los $6,000,000 pagados en una cuenta transitoria de IVA en el crédito.
Determinación de la proporción de ingresos: la empresa debe determinar la proporción de ingresos que corresponden a las ventas gravadas, exentas y excluidas. En este caso, las ventas gravadas representan el 50% ($50,000,000/$80,000,000), las ventas exentas el 12.5% ($10,000,000/$80,000,000) y las ventas excluidas el 25% ($20,000,000/$80,000,000).
Prorrateo del IVA: la empresa debe asignar las proporciones de ingresos a la totalidad de la cuenta transitoria del IVA, obteniendo así la parte que corresponde a las operaciones gravadas y exentas, y la parte que corresponde a las operaciones excluidas. En este caso, el IVA por ingresos gravados es de $3,000,000 ($6,000,000 x 50%), el IVA por ingresos exentos es de $750,000 ($6,000,000 x 12.5%) y el IVA por ingresos excluidos es de $1,500,000 ($6,000,000 x 25%).
Contabilización del prorrateo del IVA: la empresa debe contabilizar la parte del IVA correspondiente a las operaciones gravadas y exentas como IVA descontable en el débito y la parte del IVA correspondiente a las operaciones excluidas como un gasto en el débito. En este caso, el IVA descontable es de $3,375,000 ($3,000,000 + $750,000) y el gasto es de $1,500,000. La cuenta transitoria del IVA debe quedar en cero.
Con este ejemplo, la empresa de servicios ha realizado el prorrateo del IVA correspondiente al periodo gravable, cumpliendo con las obligaciones tributarias y evitando posibles sanciones por parte de la autoridad fiscal.
