Los documentos no contables son aquellos que no se utilizan para registrar las actividades económicas de una empresa o para fines de contabilidad. En general, estos documentos no están relacionados con la gestión financiera de la empresa. Algunos ejemplos de documentos no contables son:
Documentos legales: Documentos que acreditan la identidad de una persona o que se utilizan para demostrar la legalidad de ciertas acciones, como un pasaporte, una cédula de identidad o un contrato de arrendamiento.
Documentos de recursos humanos: Documentos que se utilizan para gestionar los recursos humanos de una empresa, como las hojas de vida de los empleados, los contratos de trabajo y los registros de asistencia.
Documentos de marketing: Documentos que se utilizan para promocionar productos o servicios de la empresa, como folletos, catálogos, publicidades y correos electrónicos promocionales.
Documentos de gestión de proyectos: Documentos que se utilizan para planificar y ejecutar proyectos, como los diagramas de Gantt, los planes de acción y los informes de progreso.
Documentos de gestión de la calidad: Documentos que se utilizan para garantizar la calidad de los productos y servicios de la empresa, como los manuales de calidad, las políticas y los procedimientos de control de calidad.
Es importante tener en cuenta que, aunque estos documentos no son contables, pueden ser relevantes para la gestión eficiente y eficaz de una empresa. Por lo tanto, es importante mantenerlos organizados y archivados para su consulta y uso posterior en caso de requerirse.
Tipos de documentos contables
Existen dos tipos de documentos contables que se utilizan en la contabilidad de una empresa.
| Características | Ejemplos |
|---|---|
| No están relacionados con la contabilidad de la empresa | Pasaporte, cédula de identidad, contrato de arrendamiento |
| Son utilizados para gestionar los recursos humanos de la empresa | Hojas de vida de los empleados, contratos de trabajo, registros de asistencia |
| Son utilizados para promocionar productos o servicios de la empresa | Folletos, catálogos, publicidades, correos electrónicos promocionales |
| Son utilizados para planificar y ejecutar proyectos | Diagramas de Gantt, planes de acción, informes de progreso |
| Son utilizados para garantizar la calidad de los productos y servicios de la empresa | Manuales de calidad, políticas y procedimientos de control de calidad |
Comprobantes contables internos
Son aquellos documentos que son elaborados por la empresa para su propio uso o para remitirlos a un tercero. Estos documentos son importantes para la contabilidad de la empresa, ya que sirven para registrar los movimientos financieros y contabilizar las transacciones económicas. Algunos ejemplos de comprobantes contables internos son:
- Facturas de venta
- Recibos de caja
- Vales
- Comprobantes de egreso
- Presupuestos
- Notas débito
- Notas crédito
- Documentos equivalentes
- Cheques
Comprobantes contables externos
Son aquellos documentos que son recibidos por la empresa de parte de terceros al realizar una transacción económica. Estos documentos también son importantes para la contabilidad de la empresa, ya que sirven como respaldo y prueba de las transacciones realizadas. Algunos ejemplos de comprobantes contables externos son:
- Facturas de compra
- Recibos de pago
- Comprobantes de devolución
- Notas de contabilidad
- Letras de cambio
- Desprendibles de consignaciones
- Cheques
Algunos documentos contables pueden estar dentro de ambas categorías, dependiendo de su origen y uso posterior en la contabilidad de la empresa. En general, los registros contables se realizan en función de la fecha de emisión de estos documentos, y cada uno de ellos sirve como elemento de prueba para las auditorías internas y externas o para la administración de impuestos.
